b) El Actor representado no es Usuario

En los casos en que el Actor no es Usuario, su apoderado o representante puede registrar el vínculo de representación, siempre que esté registrado como Usuario. El registro deberá ser aprobado por el Banco de la República, dado que el Actor no está registrando el vínculo directamente.

El tiempo de respuesta para las solicitudes de representación en las que se adjuntan documentos soporte dependerá de las normas aplicables a las peticiones de interés particular, que por regla general es de 15 días hábiles.

Recuerde que puede acceder al “Modelo de poder”, que deberá usar como parte de la información solicitada por el Banco de la República. Este modelo se encuentra ingresando a la página web www.banrep.gov.co, y luego seleccionando las siguientes opciones: Política monetaria y cambiaria, Regulación y operaciones cambiarias, Servicios (en el menú lateral) y Modelo de poder. 

Ejemplo: Juan Pérez es una persona natural e inversionista colombiano en el exterior. Juan otorga poder especial a María Rodríguez para que realice el registro de sus inversiones en el Sistema de Información Cambiaria. María se registra en el Sistema como Usuaria y solicita el registro de la relación de representación con Juan Pérez (Actor y representado) y adjunta en el Sistema los documentos soporte.

La solicitud será revisada en el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República (BR) y si cumple los requisitos será aprobada.

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c) Un Usuario delega la representación en otro Usuario

El representante de un Actor, Usuario del Sistema de Información Cambiaria, puede delegar la representación en otro Usuario, siempre que se encuentre autorizado expresamente para ello y esta facultad de delegación haya sido previamente registrada en el Sistema. En este caso no deberán enviar documentos soporte. Y este vínculo de representación no requiere aprobación por parte del Banco de la República.

Ejemplo: Juan Pérez es una persona natural e inversionista colombiano en el exterior. Juan le confirió a Pedro González un mandato que lo autoriza a representarlo y en el que se señaló expresamente que Pedro puede delegar la representación en un tercero. Entre Pedro y Juan ya se registró en el Sistema un vínculo de representación con facultad de delegación.

Pedro tiene una incapacidad médica que no le permite trabajar durante un año, por lo que ingresa al Sistema de Información Cambiaria en calidad de Usuario y delega la representación de Juan Pérez en María Rodríguez, que también es Usuaria, sin enviar ni adjuntar documentos soporte.

d) Un Usuario registra un vínculo de representación del cual no es parte

Un Usuario puede registrar un vínculo de representación del que no es parte, es decir, puede entrar al Sistema y registrar que un Actor ha autorizado a un tercero para representarlo. En este caso es necesario adjuntar en el Sistema los documentos correspondientes y el registro deberá ser aprobado por el Banco de la República.

Tenga en cuenta que el tiempo de respuesta para las solicitudes de representación en las que se adjuntan documentos soporte dependerá de las normas aplicables a las peticiones de interés particular, que por regla general es de 15 días hábiles.

Recuerde que puede acceder al Modelo de poder sugerido, que podrá usar como documento soporte o guía respecto a la información solicitada por el Banco de la República. Este modelo se encuentra ingresando a la página web www.banrep.gov.co, y luego seleccionando las siguientes opciones: Política monetaria y cambiaria, Regulación y operaciones cambiarias, Servicios (en el menú lateral) y Modelo de poder sugerido.

Ejemplo: Juan Pérez es una persona natural e inversionista colombiano en el exterior. Entre Juan (representado) y María Rodríguez (representante) existe una relación de representación que faculta a María para hacer la transmisión de operaciones de inversiones internacionales a nombre de Juan, pero que aún no está registrada en el Sistema de Información Cambiaria.

María es una persona muy ocupada y solicita a Pedro González que realice la solicitud del registro del vínculo de representación entre Juan y María en el Sistema de Información Cambiaria. Pedro ingresa al Sistema de Información Cambiaria en calidad de Usuario y hace la solicitud del vínculo de representación y adjunta los documentos soporte.

C. Casos especiales de representación

i. Representación otorgada a personas jurídicas: cuando el Actor delegue su representación en una persona jurídica, esta última debe delegar la representación para la interacción con el Sistema en una persona natural, quien será el Usuario.

ii. Representación de entidades sin personería jurídica residentes: no se debe registrar un vínculo o relación de representación de forma directa con la entidad sin personería jurídica, sino con el administrador del patrimonio autónomo, fondo de inversión colectiva o fondo de capital privado que se encuentre inscrito en el módulo de Gestión de actores.

iii. Representación de encargos fiduciarios: el Usuario debe estar vinculado al administrador del encargo fiduciario (sociedad fiduciaria).

D. Información requerida y documentos soporte para el registro del vínculo de representación

Para el registro de un vínculo de representación será necesaria la siguiente información y documentos soporte:

• Identificación del representante y representado[3].
• Tipo de representación[4]:
  • Albacea: testamento o sentencia judicial ejecutoriada.
  • Adjudicatario o administrador de la sucesión: sentencia judicial ejecutoriada, escritura pública de sucesión o poder otorgado por todos los herederos conocidos en el que se nombre al representante como administrador de los bienes.
  • Liquidador persona jurídica: certificado de existencia y representación legal.
  • Adjudicatario en la liquidación de la persona jurídica: acta de liquidación firmada por el presidente y el secretario de la junta de socios o de la asamblea, o copia auténtica de esta y el certificado de existencia y representación legal en el que se haya inscrito el acta.
  • Guardador (curador o consejero): sentencia judicial ejecutoriada.
  • Representante de hija(o) menor de edad: registro civil de nacimiento, sentencia o acta de conciliación en la que se otorgue patria potestad en uno de los padres o documento de delegación a uno de los padres en el otro.
  • Administrador fiduciario o de fondo de inversión: certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia y el contrato de constitución del patrimonio autónomo, encargo fiduciario, del fondo de inversión o su modificación.
  • Representante legal persona jurídica: no deberán enviar certificado de existencia y representación legal para la aprobación del vínculo de representación de una persona jurídica residente. Por el contrario, si el representado es un no residente deberá presentar el documento equivalente al certificado de existencia y representación legal en el que conste la condición de representante legal del solicitante y/o del poderdante[5].
  • Representante legal sociedad absorbente o beneficiaria: no deberán enviar certificado de existencia y representación legal tratándose de personas jurídicas residentes.

En los casos en que sea necesario, deberá adjuntar el poder con nota de presentación personal ante notario público[6] Para los casos en que los documentos hayan sido otorgados en el exterior, deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 251 del Código General del Proceso.

Si los documentos que acreditan la representación fueron previamente aportados al Banco de la República, deberá indicar el número de radicación con el fin de ser tenidos en cuenta en el estudio de la solicitud.

• Facultades otorgadas: relacionadas con los tipos de operación que se pueden realizar en el sistema por el representante, tales como el registro y la consulta de operaciones o la gestión de Solicitudes Especiales.
• Vigencia: fecha de inicio y fecha de fin durante las cuales el representante puede gestionar operaciones en el Sistema de Información Cambiaria a nombre del representado.
• Facultad del representante para delegar la representación otorgada por el representado[7].

III. Actualización del vínculo de representación

El representado (si es Usuario) pueden ingresar al Sistema de Información Cambiaria directamente para actualizar los siguientes elementos del vínculo de representación:

1. Informar la revocatoria de la representación.
2. Editar vigencias de las operaciones inscritas en la representación.
3. Incluir o quitar la facultad de delegar la representación en un tercero.
4. Agregar más operaciones para que el Usuario pueda realizar la consulta o transmisión de la información en un vínculo de representación previamente inscrito (por ejemplo, se podrá autorizar al representante la transmisión de registros de cancelación de inversiones internacionales del Actor si en el momento de crear el vínculo de representación solo fue autorizada la transmisión de conciliaciones patrimoniales del régimen especial).

Por su parte, el representante puede ingresar al Sistema de Información Cambiaria directamente para actualizar los siguientes elementos del vínculo de representación:

1. Informar la revocatoria de la representación
2. Editar vigencias de las operaciones inscritas en la representación (con aprobación del Banco de la República).

Igualmente, cuando el representado no sea Usuario del Sistema de Información Cambiaria, podrá solicitar estas actualizaciones a través del "Formulario electrónico" de este enlace, adjuntando los documentos soporte de la operación[8]. Tenga en cuenta que el tiempo de respuesta para esta solicitudes será el correspondiente a las peticiones de interés particular, que por regla general es de 15 días hábiles.

IV. Paso a paso para la creación del vínculo de representación en el Sistema de Información Cambiaria

1.Deberá registrarse como Usuario en el Sistema de Información Cambiaria, para lo cual podrá consultar el instructivo de “Interacción entre el Sistema Estadístico Cambiario (SEC) y el nuevo Sistema de Información Cambiaria” disponible en la ruta http://www.banrep.gov.co en la sección “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias” , “Material de apoyo Nuevo Sistema de Información Cambiaria” opción “Instructivos”.

2. Una vez haya iniciado sesión en el Sistema de Información Cambiaria, en calidad de Usuario, podrá acceder desde el menú de la pantalla principal a la pestaña “Actores cambiarios” y en el menú que se extiende ingresar directamente a la opción de “Representación de un Actor”.

3. Cuando haya ingresado al módulo de "Representación de un Actor", podrá dar clic en la parte izquierda de su pantalla sobre el botón “Crear representación”. Cuando el Sistema solicite los datos, deberá elegir el tipo y digitar el número del documento de identificación del representante y ejecutar la opción buscar.

4. El Sistema verificará la existencia del titular de los datos ingresados en calidad de Usuario, caso en el cual mostrará la información registrada y solicitará los datos del representado. Al ingresar esta información y dar clic en la opción “Buscar” el Sistema: i) generará el nombre del representado, si este se encuentra previamente registrado o, ii) solicitará al Usuario la creación del representado como Actor en el Sistema, caso en el cual se deberá autorizar el tratamiento de los datos personales.

5. Después de que el representante y el representado hayan sido identificados, podrá agregar el detalle de la representación, de acuerdo con la clasificación de la ventana desplegable y los campos a diligenciar (tipo de representación, operaciones de inversión autorizadas, vigencia y si autoriza o no la delegación). Seleccionadas las opciones correspondientes, debe dar clic en el botón agregar e inmediatamente el Sistema de Información Cambiaria le solicitará una confirmación que podrá aceptar (si desea crear la representación) o rechazar (si no desea crear la representación).

6. Si aceptó el cuadro de diálogo con la confirmación, el Sistema lo regresará a la pantalla con los datos de la representación.

Tenga en cuenta que si el proceso de autenticación como Usuario se realizó mediante un Código de verificación o si el representante del Actor accede con certificado digital de “persona natural”, deberá enviar los documentos soporte de la representación a través del "Formulario electrónico" de este enlace. Si la autenticación en el Sistema se realizó con certificado digital de “representante legal” no deberá enviar documentos soporte.

V. ¿Cómo puedo hacer la consulta en el Sistema de Información Cambiaria de los representados y representantes registrados?

En la parte lateral izquierda de la pantalla encontrará las opciones “Mis representados”, “Mis representantes” y “Otras representaciones”, por medio de las cuales podrá consultar:

1. Mis representados: permite consultar los actores sobre los cuales el Usuario ejerce la representación.
2. Mis representantes: permite consultar los usuarios que representan al Actor.
3. Otras representaciones: permite consultar las representaciones que un Usuario ha solicitado, en las que no interviene como representante ni como representado.

Adicionalmente, en la parte lateral izquierda de la pantalla encontrará la opción “Ver solicitudes”, en la cual podrá consultar las solicitudes en trámite en estado “Pendiente de aprobación” o “Rechazada”. Tenga en cuenta que el Banco de la República puede identificar inconsistencias en la información enviada y rechazar la solicitud de representación, caso en el cual podrá radicar de nuevo su solicitud con el lleno de los requisitos.

VI. Paso a paso para la delegación de la representación 

Cuando se autorice la representación a un tercero, es posible autorizarlo también para delegar ese encargo en otra persona. Eso significa que el representante, podrá designar a otro representante, que tendrá las mismas facultades otorgadas en el poder[9]. A este acto lo llamamos delegación de la representación.

En el Sistema de Información Cambiaria la delegación de representación puede hacerla únicamente el representante facultado para ello en el momento de la creación de su representación.

1. Para delegar la representación, el representante facultado deberá ingresar a la opción “Mis representados” ubicado en la parte lateral izquierda de la pantalla y en la información del representado dar clic en el icono “Delegar representación”.

2. Una vez ingrese en la pantalla de “Delegar representación” se mostrarán los datos del Actor (del cual se delegará la representación) y se solicitará la información del representante (al cual delegará la representación). Cuando haya ingresado todos los datos de la nueva representación, debe dar clic en el botón “Delegar” y el sistema le pedirá la confirmación sobre la delegación.

VII. Preguntas frecuentes sobre el módulo de representación de actores

1. ¿Un Actor puede tener más de un representante o un representante puede registrarse en el Sistema de Información Cambiaria para más de un Actor (representado)?

Sí, el Sistema permite que haya múltiples representantes y representados.

2. ¿Para delegar la representación que me otorgaron debo tener autorización del Actor (representado)?

Sí, esta autorización debió haber sido otorgada en el momento de registrar el vínculo de representación en el sistema. Si no fue así, deberá registrar nuevamente una solicitud de representación entre el Actor y el delegatario que ejercerá la representación, adjuntando los documentos correspondientes a través del "Formulario electrónico" de este enlace.

3. ¿Todos los actores necesitan un representante para interactuar en el Sistema de Información Cambiaria?

No. Si el Actor es persona natural con identificación válida en Colombia podrá registrarse en el Sistema de Información Cambiaria como Usuario para hacer directamente la transmisión, corrección y consulta de sus operaciones, sin que sea necesario contar con un representante.

Igualmente, si el representante legal de una empresa ingresa al Sistema de Información Cambiaria con certificado digital de “representante legal” no necesitará registrar un vínculo de representación para transmitir operaciones a nombre del Actor.

4. De acuerdo con la normatividad cambiaria, los inversionistas no residentes deben nombrar un apoderado en Colombia, ¿este mismo apoderado puede ejercer la representación del inversionista en el Sistema de Información Cambiaria?

Sí, para esto debe registrar el vínculo de representación en el Sistema.

5. ¿Cómo conoceré la respuesta sobre la solicitud de creación del vínculo de representación?

Recibirá un correo electrónico de confirmación. También podrá consultar en la pantalla de gestión de representación en las opciones “Mis representados”, “Mis representantes”, “u “Otras representaciones” si su solicitud fue aprobada. También podrá consultar en la opción “Ver solicitudes” en la sección pendientes de aprobación o rechazadas.