Solicitudes especiales en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria
Contenido
I. Definiciones relevantes
Actor
Sistema de Información Cambiaria (en adelante “el Sistema”)
Sistema Estadístico Cambiario (SEC)
Usuario
II. Solicitudes Especiales
A. ¿Qué es una Solicitud Especial?
Petición presentada con el fin de solicitar el registro o ajuste de una operación o dato, que no puede realizarse directamente en el Nuevo Sistema de Información Cambiaria.
Se podrán presentar Solicitudes Especiales para adelantar los siguientes trámites:
- Unificación de identificaciones.
- Recomposición de capital.
- Capitalización de avales y garantías.
- Corrección del tipo de régimen de sucursales de sociedades extranjeras.
- Cancelación de inversión por cambio de residencia.
- Corrección de operaciones de inversión anteriores al 1 de diciembre de 2003.
- Corrección de información migrada al Sistema de Información Cambiaria.
- Ajuste de la fecha de transmisión de las operaciones del régimen de transición.
- Anulación de registros o cancelaciones por recomposición de capital
- Anulación y cambio de registro por capitalización de avales y garantías
Para las Solicitudes Especiales de unificación de identificaciones, recomposición de capital y capitalización de avales y garantías encontrará los formatos disponibles para diligenciar en la ruta www.banrep.gov.co, ingresando a la opción “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias”, “Servicios”, “Solicitudes Especiales”. Las demás Solicitudes Especiales no cuentan con un formato preestablecido por el Banco de la República y podrán presentarse mediante comunicación escrita dirigida al Departamento de Cambios Internacionales y Pagos.
B. Tipos de Solicitudes Especiales
1. Unificación de identificaciones
Cuando un Actor cuente con más de una identificación en el Sistema de Información Cambiaria, podrá solicitar su unificación a una de ellas, adjuntando el formulario de “Unificación de identificaciones”, suscrito por el Actor, su representante legal o apoderado, así como los documentos que acrediten la representación, en caso de ser necesario.
Igualmente, el Banco de la República podrá unificar de oficio los tipos y números de identificación de los actores en el Sistema de Información Cambiaria.
Tenga en cuenta que la unificación de identificaciones es válida siempre y cuando los diferentes tipos de identificación a unificar sean válidos para el tipo de persona que solicita la unificación.
Recuerde que el formato para la Solicitud Especial de “Unificación de identificaciones” está disponible en la ruta www.banrep.gov.co, ingresando a la opción “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias”, “Servicios”, “Solicitudes Especiales”.
Veamos un ejemplo:
El inversionista John Smith, residente en Alicante (España) se encontraba identificado en el Sistema Estadístico Cambiario con los números: cédula de extranjería CE 123 y pasaporte 456. Esos datos fueron migrados al Sistema de Información Cambiaria desde el SEC.
Una vez la apoderada (representante) del inversionista ingresa al Sistema de Información Cambiaria, en calidad de Usuario, encuentra que su representado (Actor) John Smith tiene múltiples identificaciones, por lo que deberá solicitar al Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República la unificación de las identificaciones en una sola, por medio de una Solicitud Especial.
2. Corrección del tipo de régimen para sucursales de sociedades extranjeras
Si por error en la creación de la sucursal como Actor se clasificó como del régimen “Especial” o “Mixto”, siendo del “General” o en la actualización de datos se renunció por error al régimen “Especial” o “Mixto”, el representante legal o apoderado de la sucursal podrá solicitar su corrección adjuntando el certificado de existencia y representación legal. Cuando la sucursal pertenezca al régimen cambiario “Especial” o “Mixto”, además deberá adjuntar copia del certificado de dedicación exclusiva emitido por el Ministerio de Minas y Energía.
3. Registro o cancelación por recomposición de capital
Cuando como consecuencia de una reforma al capital o con ocasión de un cambio de moneda de referencia en el país receptor de la inversión[1], se aumente o disminuya el número de participaciones por cambio de su valor nominal, sin modificar el valor del capital, el inversionista colombiano o la empresa receptora de inversión extranjera, actuando por sí mismos, por medio de su representante legal o apoderado, deberán adjuntar el formulario de “Recomposición de capital” suscrito, así como los documentos que acrediten la representación.
Recuerde que el formato para la Solicitud Especial de la “Recomposición de capital” está disponible en la ruta www.banrep.gov.co, ingresando a la opción “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias”, “Servicios”, “Solicitudes Especiales”.
En el trámite de recomposición de capital siempre debe variar el número de participaciones registradas en razón al cambio de su valor nominal o cambio de moneda de referencia, sin que exista modificación del capital. Por lo anterior, para el diligenciamiento de la Solicitud Especial de “Recomposición de capital” debe tener en cuenta el valor nominal de las acciones antes y después de la recomposición del capital.
4. Registro por capitalización de avales y garantías
Cuando se capitalice un aval o garantía que haya sido informado con el Formulario No. 8, “Informe de avales y garantías en moneda extranjera”, el inversionista, su representante legal, su apoderado o el representante legal de la empresa receptora residente en Colombia, deberá adjuntar el formulario de “Declaración de registro por capitalización de avales y garantías”, así como los documentos que acrediten la representación.
Recuerde que el formato para la Solicitud Especial del “Registro por capitalización de avales y garantías” está disponible en la ruta www.banrep.gov.co, ingresando a la opción “Política monetaria y cambiaria”, “Regulación y operaciones cambiarias”, “Servicios”, “Solicitudes Especiales”.
Tenga en cuenta que esta Solicitud Especial aplica únicamente para los avales y garantías que fueron informados con los intermediarios del mercado cambiario mediante la presentación del Formulario No. 8, “Informe de avales y garantías en moneda extranjera”[2] y ejecutados antes del 25 de mayo de 2018.
5. Cancelación por cambio de residencia para efectos cambiarios
Si el inversionista no residente requiere ser calificado como inversionista nacional o el inversionista residente pierde su condición de residente para efectos cambiarios, deberá remitir una comunicación suscrita en la que manifieste al Banco de la República su decisión de cancelar la inversión extranjera en Colombia o colombiana en el exterior, según el caso, informando haber cumplido el término de permanencia establecido en el artículo 2.17.1.2 del Decreto 119 de 2017[3].
En la comunicación deberá indicar, a su vez, el tipo y número de documento del inversionista y el nuevo país de residencia. Recuerde que como resultado de esta decisión se cancelarán todos los registros de inversión que tenga el inversionista.
6. Corrección de operaciones de inversión anteriores al 1 de diciembre de 2003
De existir errores en las operaciones de inversiones internacionales con fecha de operación anterior al 1 de diciembre de 2003, el inversionista, su representante legal, su apoderado o el representante legal de la empresa receptora residente, mediante comunicación suscrita podrá solicitar la corrección de la información, identificando el número de operación, las causas y soportes que dan lugar a la corrección, así como los documentos que acrediten la representación del inversionista, en caso de requerirse.
En la imagen se muestra el extracto de la sociedad receptora de inversión extranjera AMTEX S.A. cuyo inversionista es la sociedad Mexicana Corrado Piotti Quaresma. De acuerdo con la información registrada en el Banco de la República la inversión se realizó el 30 de noviembre de 2003 por un valor en dólares de USD 19.003.73, pero en los registros contables de la sociedad el valor correcto es USD 18.000.000 dólares. En este caso deberá presentarse la solicitud especial de “Corrección de operaciones de inversión anteriores al 1 de diciembre de 2003”.
7. Ajustes a la información migrada al Sistema de Información Cambiaria
Al nuevo Sistema de Información Cambiaria serán migrados inicialmente desde el SEC los registros, cancelaciones y sustituciones de inversiones internacionales, así como los registros de inversión suplementaria al capital asignado y la actualización de cuentas patrimoniales de sucursales del régimen especial.
La migración se hará previo un proceso de validación de la calidad de los datos, en el marco del cual podrán hacerse homologaciones de los números de identificación de las operaciones o de los intervinientes, entre otros. El proceso de validación de la calidad de los datos no subsanará errores o inconsistencias atribuibles a quien suministró la información. Las modificaciones a la información que resulten de este proceso no afectarán los derechos cambiarios.
Si al consultar información en el Sistema de Información Cambiaria encuentra errores en la información, el inversionista, su representante legal, su apoderado o el representante legal de la empresa receptora residente podrá solicitar el ajuste correspondiente, identificando el número de operación y los soportes que den lugar al ajuste, así como los documentos que acrediten la representación del inversionista, en los casos que corresponda.
En el extracto que se muestra a continuación, la fecha de la inversión en el destino “Establecimiento de comercio” corresponde a una diferente a la que aparece en los registros del inversionista A&B CONSULTING. En este caso, podrá gestionarse el trámite de la Solicitud Especial para hacer el ajuste a la información migrada al Sistema de Información Cambiaria desde el Sistema Estadístico Cambiario.
8. Ajuste de la fecha de transmisión de las operaciones del Régimen de transición
Cuando conforme a lo establecido en el Régimen de transición del numeral 7.8 del capítulo 7 de la Circular Reglamentaria Externa DCIP-83, el peticionario reciba instrucciones por parte del Banco de la República para realizar el registro de cancelación o sustitución de inversiones internacionales por medio del Sistema de Información Cambiaria, deberá informar el número de radicado del trámite inicial y el número de operación (Declaración de registro de inversiones internacionales y Declaración de cancelación de inversiones internacionales), con el fin de ser tenida en cuenta la fecha inicial de presentación[4].
Veamos un ejemplo:
Juan Pérez, inversionista colombiano en el exterior radicó ante el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República el formulario No. 12 “Declaración de registro de cancelación de inversiones internacionales” el 30 de agosto de 2021 para hacer la cancelación de su inversión de capital, representada en acciones, registrada en Holanda porque la vendió a un no residente
El Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República estudia su solicitud y encuentra que Juan Pérez omitió diligenciar en el formulario la fecha de la cancelación de la inversión, por lo que da respuesta a esta radicación el 15 de septiembre de 2021 indicándole el error en el diligenciamiento del formulario y la facultad de realizar el registro para la cancelación directamente por el Sistema de Información Cambiaria, así como las instrucciones correspondientes para acceder al Sistema.
Cuando Juan haya hecho la transmisión del registro de cancelación en el Sistema de Información Cambiaria deberá presentar una Solicitud Especial ante el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República, informando el número de radicado del trámite inicial (30 de agosto de 2021 en nuestro ejemplo) y el número de operación de la Declaración de cancelación de inversiones internacionales que arrojó el Sistema al hacer la transmisión del registro de cancelación (fecha posterior a 15 de septiembre de 2021 en nuestro ejemplo), como se muestra en la imagen siguiente:
9. Anulación y cambios de registros o cancelaciones por recomposición de capital
Cuando, como consecuencia de una recomposición de capital (reforma al capital) o con ocasión de un cambio de moneda de referencia en el país receptor de la inversión, exista ante el Banco de la República un Registro de Inversiones Internacionales o una Cancelación de Inversiones Internacionales, el inversionista colombiano o la empresa receptora de inversión extranjera, actuando por sí mismos, por medio de su representante legal o apoderado deberán solicitar su anulación o los cambios que se requieran mediante Solicitud Especial adjuntando los documentos soporte correspondientes.
Veamos un ejemplo:
La sociedad receptora de inversión extranjera denominada ABC SAS, contaba con dos inversionistas canadienses para el año 2021, Patrick Murphy y William Brown, cada uno con un porcentaje del 50% de las acciones de la sociedad, representado en 1.000 acciones. A raíz de una recomposición de capital el representante legal de la sociedad, haciendo uso de una Solicitud Especial, pidió al Banco de la República en octubre de 2021 registrar lo siguiente:
| Inversionista | Número de acciones antes de recomposición | Número de acciones después de recomposición |
|---|---|---|
| PATRICK MURPHY | 1.000 | 10 |
| WILLIAM BROWN | 1.000 | 10 |
El Banco de la República dio respuesta a esta solicitud y el nuevo registro de inversión extranjera en Colombia para la sociedad ABC SAS reflejaba que cada uno de los inversionistas contaba con 10 acciones. Sin embargo, posteriormente el representante legal encontró en los documentos internos de la empresa que la recomposición de capital no era procedente y, mediante una Solicitud Especial, solicitará al Banco de la República que realice la anulación de la Declaración de Registro y de la Declaración de cancelación de Inversiones Internacionales por recomposición de capital, efectuadas anteriormente.
10. Anulación y cambio de registro por capitalización de avales y garantías
Cuando la empresa receptora de inversión, el inversionista, su apoderado o representante legal encuentre necesario anular o cambiar una Declaración de Registro de Inversiones Internacionales derivada de una capitalización de avales y garantías, podrá solicitar su anulación o cambio mediante una Solicitud Especial adjuntando los documentos soporte correspondientes.
Veamos un ejemplo:
La sociedad ABC SAS, residente en Colombia y deudor (avalado), solicitó al Banco de la República la capitalización del aval previamente informado y ejecutado, con el acreedor en el exterior XYZ Corp (Estados Unidos). El registro de la operación en el Sistema de Información Cambiaria se efectuó de acuerdo a la solicitud de la sociedad ABC SAS y el aval quedó cancelado.
Posteriormente, la sociedad residente ABC SAS encontró que la capitalización del crédito no era procedente, por lo cual solicitó al Banco de la República, a través de una Solicitud Especial, que se anule el registro por capitalización de avales y garantías efectuado en favor de la sociedad XYZ Corp.
C.¿Quién puede radicar ante el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos un trámite de Solicitud Especial?
Podrá hacerlo el inversionista o empresa receptora de inversión interesada en el trámite (Actor o Usuario del Sistema de Información Cambiaria), su apoderado o representante legal aportando los documentos que acrediten la representación.
De acuerdo con el tipo de representación[5] deberán aportarse los siguientes documentos:
- Albacea: testamento o sentencia judicial ejecutoriada.
- Adjudicatario o administrador de la sucesión: sentencia judicial ejecutoriada, escritura pública de sucesión o poder otorgado por todos los herederos conocidos, en el que se nombre al representante como administrador de los bienes.
- Liquidador persona jurídica: certificado de existencia y representación legal.
- Adjudicatario en la liquidación de la persona jurídica: acta de liquidación firmada por el presidente y el secretario de la junta de socios o de la asamblea, o copia auténtica del acta y el certificado de existencia y representación legal en el que se haya inscrito.
- Guardador (curador o consejero): sentencia judicial ejecutoriada.
- Representante hija(o) menor de edad: registro civil de nacimiento, sentencia o acta de conciliación en la que se otorgue patria potestad en uno de los padres o documento de delegación a uno de los padres en el otro.
- Administrador fiduciario o de fondo de inversión: certificado de existencia y representación legal expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia y el contrato de constitución del patrimonio autónomo, encargo fiduciario, del fondo de inversión o su modificación.
- Representante legal persona jurídica: certificado de existencia y representación legal. Si el representado es un no residente deberá presentar el documento equivalente al certificado de existencia y representación legal en el que conste la condición de representante legal del solicitante y del poderdante[6].
- Representante legal sociedad absorbente o beneficiaria: certificado de existencia y representación legal.
En los casos en que sea necesario, deberá adjuntar el poder con nota de presentación personal ante notario público. Para los casos en que los documentos hayan sido otorgados en el exterior, deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 251 del Código General del Proceso.
Si los documentos que acreditan la representación fueron previamente aportados al Banco de la República, deberá indicar el número de radicación con el fin de ser tenidos en cuenta en el estudio de la solicitud.”
D.¿Cómo radicar una Solicitud Especial ante el Departamento de Cambios Internacionales y Pagos del Banco de la República?
Deberá enviar un correo electrónico a través del "Formulario electrónico" de este enlace, adjuntando el formato correspondiente, en los casos que aplique, o la solicitud del trámite que requiera y los documentos que soporten su petición. La información remitida estará sujeta a revisión por parte del Banco de la República para su aprobación por el término del derecho de petición de interés particular[7], que por regla general es de 15 días hábiles.
E.¿Cómo sé si mi Solicitud Especial fue aprobada o rechazada?
El peticionario que envía la Solicitud Especial recibirá en su dirección electrónica la confirmación sobre la recepción de su solicitud y el número de radicación asignado al trámite. Con este número podrá hacer seguimiento a la solicitud y a la fecha de vencimiento ingresando a la página principal del Banco de la República, www.banrep.gov.co, opción Política monetaria y cambiaria, Regulación y operaciones cambiarias, Servicios, Consulta de servicios y trámites ante el DCIP.
Posteriormente, de acuerdo con los términos del derecho de petición de interés particular, el peticionario recibirá una comunicación escrita a su dirección física o electrónica en la que se informará sobre la aprobación o rechazo del trámite de Solicitud Especial. En caso de rechazo de la solicitud se indicarán las razones y podrá gestionarse nuevamente la petición subsanando los errores.
III. Preguntas frecuentes sobre “Solicitudes Especiales”
1. ¿Para cuáles Solicitudes Especiales debo anexar el formato disponible en la página web del Banco de la República?
Para las siguientes Solicitudes Especiales deberá consultar y anexar diligenciado el formato disponible en la ruta www.banrep.gov.co, opción Política monetaria y cambiaria, Regulación y operaciones cambiarias, Servicios, Consulta de servicios y trámites ante el DCIP.
i. Unificación de identificaciones.
ii. Recomposición de capital.
iii. Capitalización de avales y garantías.
2. ¿Cómo puedo aportar un documento que no puedo apostillar y que fue emitido en un país extranjero?
De acuerdo con lo establecido en el artículo 251 del Código General del Proceso, los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención deben aportarse apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. Si el país extranjero no hace parte de dicho instrumento internacional, los documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga.
La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano.
3. ¿La comunicación en la que se solicita al Banco de la República el trámite de una Solicitud Especial debe tener firma manuscrita?
Sí. Es preciso advertir que la información de la cual se solicitan ajustes mediante una Solicitud Especial goza de la reserva prevista en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho a la intimidad y el habeas data. Por lo cual, los datos requeridos pertenecen en forma individual y privada a la persona natural o jurídica titular de estos, de tal forma que el Banco de la República debe contar con una autorización expresa de las respectivas personas u orden de autoridad judicial o administrativa competente para proceder a realizar el trámite solicitado.
Tenga en cuenta que, en caso de actuar en calidad de apoderado o representante deberá acreditar esta condición.
4. ¿Cómo puedo conocer la respuesta a la Solicitud Especial que radiqué?
El peticionario que realizó la solicitud recibirá una comunicación escrita a su dirección física o electrónica en la que se informará sobre la aprobación o rechazo de la misma.
Recuerde que mediante la ruta www.banrep.gov.co, opción Política monetaria y cambiaria, Regulación y operaciones cambiarias, Servicios, Consulta de trámites y servicios ante el DCIP, podrá consultar la fecha de vencimiento de su trámite.
5. Solicité la cancelación por cambio de residencia para efectos cambiarios ya que era inversionista no residente, pero permanecí en Colombia dos años. Ahora vivo en Alemania y quiero volver a adquirir mi condición de inversionista no residente para efectos cambiarios, ¿lo puedo hacer a través de una Solicitud Especial?
Como resultado de la cancelación por cambio de residencia para efectos cambiarios se cancelan todos los registros de inversión que tenga el inversionista y no es posible volver a su condición inicial de inversionista no residente por estas inversiones. Sin embargo, si hace nuevas inversiones internacionales siendo no residente podrá registrarlas y obtener los derechos cambiarios a que haya lugar.
6. Si mi Solicitud Especial fue rechazada por la omisión de algún requisito, ¿puedo volver a presentarla?, ¿hay un tiempo mínimo que deba esperar para volver a radicar la solicitud?
Podrá volver a radicar la Solicitud Especial con el lleno de los requisitos y subsanando los errores indicados en la respuesta emitida por el Banco de la República en cualquier momento.
[1] Por ejemplo, el tipo de cambio de referencia en Venezuela que ha pasado de bolívar fuerte a bolívar soberano.
[2] Para más información puede consultar el capítulo 6 de la Circular Reglamentaria Externa DCIN83 que aplica a las operaciones ejecutadas antes del 25 de mayo de 2018.
[3] 1. Se consideran como residentes:
a) Las personas naturales nacionales colombianas que habiten en el territorio nacional o las extranjeras que permanezcan continua o discontinuamente en el país por más de ciento ochenta y tres (183) días calendario, incluyendo los días de entrada y de salida del país, durante un periodo de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario consecutivos.
b) Las entidades de derecho público, las personas jurídicas, incluidas las entidades sin ánimo de lucro, que tengan su domicilio principal en el país. Igualmente, tienen la condición de residentes para efectos cambiarios sucursales de sociedades extranjeras establecidas en el país.
2. Se consideran como no residentes:
a) Las personas naturales nacionales colombianos o extranjeros que no cumplan la condición de permanencia prevista en el literal a) del numeral 1 de este artículo;
b) Las personas jurídicas que no tengan su domicilio principal dentro del territorio nacional, incluidas aquellas sin ánimo de lucro, y
c) Otras entidades que no tengan personería jurídica ni domicilio dentro del territorio nacional.
[4] Esto es, la fecha en la que el peticionario radicó ante el DCIP del Banco de la República la solicitud inicial que generó la respuesta por la Entidad con las instrucciones para hacer el registro en línea de sus operaciones.
[5] Para los casos en los que el representado sea un no residente, deberá aportar el documento equivalente, cuando éste haya sido otorgado en el exterior.
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